Dentro de la fase I del proyecto Alejandría, dedicada al diseño e implementación del nuevo modelo de gestión del conocimiento  se ha desarrollado un análisis, en el cual se ha partido de las necesidades, beneficios, ineficiencias y propuestas de mejora identificadas durante el assessment realizado en 2019 por FCC Construcción con todos los colectivos impactados por el ciclo de obra. 

Se han desarrollado tres sesiones de expertise (sesiones con responsables de formación, comunicación y equipo de proyecto) y 20 sesiones de colectivos (sesiones con todos los colectivos impactados por el ciclo de obra), todo ello apoyado en más de 41 horas de entrevistas con los 63 usuarios identificados y que han participado en la fase de análisis. 

A continuación se exponen los resultados de gestión del cambio, clave para una correcta implementación y adopción del Proyecto Alejandría.Entre las necesidades y objetivos destacan:

• Acceso a documentación de obra. Disponer de la información generada durante el ciclo de obra, con el objetivo de fomentar y agilizar el trabajo colaborativo, evitar duplicados de documentación, explotar el conocimiento generado en histórico y ahorrar tiempo en la búsqueda de información.
• Buscador global. Facilitar el acceso a información disponible en FCC Construcción, de manera que los usuarios puedan localizarla de manera rápida, con el mínimo esfuerzo de navegación y poder hacer uso de ella en otros proyectos bien de su área o en departamentos corporativos...
• Etiquetado mediante metadatos. Definir un modelo de etiquetado automático, que,  minimizando el esfuerzo del usuario, permita clasificar documentos mediante patrones. De este modo facilitar la carga, filtrado y localización

Entre los factores clave y riesgos destacan:

• Utilidad desde el inicio. Garantizar la usabilidad, sencillez y aportación de valor al usuario desde el primer hito de lanzamiento. Es importante ir a un escenario de mínimos a máximos para cumplir con las expectativas de los profesionales y satisfacer sus necesidades reales.
• Acompañamiento continuo y operativo. Apoyar y acompañar a los diferentes colectivos durante la implementación del gestor documental. Aportando un soporte accesible, directo y que comprenda y resuelva las necesidades particulares.
• Comunicación de factores clave. Trasladar los beneficios, la usabilidad de la herramienta y la aportación de valor de manera personalizada, con el objetivo de garantizar el entendimiento y generar la necesidad de uso.

Respecto a la madurez digital de los colectivos, a nivel global identificamos un grado medio de adopción de office 365 y por lo general utilizan repositorios compartidos diferentes a SharePoint.

En base a los resultados del análisis, se han identificado una serie de principios a cubrir mediante las acciones de las diferentes palancas de gestión del cambio.

• Red de embajadores,  mediante la que garantizar el impulso de la adopción por medio de los agentes clave.
• Comunicación, trasladando a los usuarios impactados la utilidad y los beneficios que aporta el proyecto Alejandría con respecto a la forma de trabajar tradicional.
• Formación, adaptando la capacitación a las necesidades y casos de uso concretos del área.
• Soporte continuo a los profesionales, garantizando la resolución de dudas e inquietudes de manera ágil y resolutiva.
• Seguimiento de indicadores de avance de proyecto, aplicando un enfoque incremental, que permita controlar la adopción de la nueva forma de trabajar.

Tras la recopilación de los resultados y la validación con los agentes clave involucrados en la gestión del cambio y el equipo de proyecto, los siguientes pasos serán la definición de la estrategia de gestión del cambio a aplicar en el piloto y despliegue global, así como el lanzamiento del piloto del Proyecto Alejandría.