Descripción: El objetivo de este servicio es organizar la compra y utilización de material de oficina

Para una gestión coordinada y moderna de los productos de material de oficina, se establece un procedimiento que:

• Establece normas e instrucciones de trabajo que consigan una racionalización del consumo de los materiales necesarios.
• Organiza la adquisición del material mediante contratos marcos a nivel de Grupo, que permiten la optimización de las condiciones económicas.
• Facilita el aprovisionamiento de los centros de consumo de forma moderna, aprovechando los medios disponibles hoy en día.
• Permite la existencia de información y visibilidad del gasto, para su control y mejora

Quién puede solicitarlo: El contenido y las directrices son de aplicación a todas las empresas que forman parte del Grupo FCC.

Organismo responsable y contacto: El Departamento de Asuntos Generales es el responsable de la gestión de material de oficina. Para cualquier aclaración se enviará un e-mail a la dirección materialoficina@fcc.es .

Solicitud: Las herramientas a través de las cuales se realizarán los pedidos serán:

Herramienta OLO WEBSHOP (ver operativa): Para poder utilizar la herramienta web de Lyreco  los diferentes centros de consumo del Grupo FCC deberán estar dados de alta como usuarios de la herramienta. Los centros dados de alta, recibirán su correspondiente código de usuario y contraseña vía e-mail. Para darse de alta, deberá dirigirse a Servicios Generales a través de la dirección materialoficina@fcc.es donde le serán requeridos una serie de datos, entre otros: Área de negocio de FCC, CIF de la empresa, Centro de Coste, númreo de sede, dirección de entrega física, dirección fiscal de facturación, dirección de envío de facturas, persona de contacto del Centro de Coste y persona de contacto para Facturación.

Normativa reguladora: Procedimiento de Material de oficina

Operativa

1.- Proveedor seleccionado: El proveedor seleccionado para el suministro de material de oficina para el Grupo FCC, según normativa vigente ha sido: LYRECO España S.A./ CIF A79206223/ Nº Proveedor SAP…102859

2.- Condiciones del contrato

            Catálogo de artículos:Se pondrá a disposición de los usuarios un catálogo racionalizado (pinchar para abrir el catálogo) con el que se pretende cubrir la totalidad de las necesidades  del Grupo en cuanto a consumibles de impresión, papel, material de oficina clásico y pequeños artículos informáticos. Este catálogo podrá ser consultado pinchando sobre el texto "catálogo racionalizado" mostrado en azul. El color rojo indica que el artículo no se puede adquirir, el amarillo que necesita de autorización por parte de SSGG y el verde que se puede adquirir sin necesidad de autorización.  En la columna derecha de algunos artículos se indica la referencia de un artículo alternativo al que se quiere solicitar.

Para los casos excepcionales de necesidades de material de oficina que no estén cubiertas por el catálogo anteriormente mencionado, se necesitará la aprobación previa de Asuntos Generales para lo cual, se enviará un e-mail a la dirección materialoficina@fcc.es, indicando el material que se necesita adquirir y justificando la necesidad. Asuntos Generales informará al solicitante sobre la aprobación o no aprobación de la solicitud. En el documento “Guía del Usuario de Material de Oficina”, se detallará el procedimiento a seguir en este caso. 

3.- Alta usuario

Para realizar los pedidos de material de oficina se necesita estar dado de alta como usuario, para darse de alta se necesita rellenar la FICHA ALTA USUARIO y enviarla a Asuntos Generales a la dirección de correo materialoficina@fcc.es  

4.- Sistema de petición de material

Para la realización de pedidos se utilizará la herramienta de aprovisionamiento del proveedor denominada OLO (On Line Ordering) que va a permitir realizar los pedidos de forma electrónica a través de Internet. Dentro de la página de Seguridad corporativa y Servicios Generales se pondrá a disposición de los usuarios la siguiente documentación:

• “Guía de la herramienta OLO”. El proveedor pondrá a disposición del Grupo FCC, una línea telefónica para resolver cualquier duda que se pueda tener sobre su funcionamiento, siendo el teléfono 902 100016.
• “Guía del Usuario de Material de Oficina”, donde se explica la operativa a seguir en el caso de devoluciones, incidencias, etc. 

Otra documentación

Manuales y Catálogos: Guia del usuario